Otimização do processo de Gestão de Compras da Emater

 

A Comunidade de Simplificação, em parceria com a Emater (Empresa de Assistência Técnica e Extensão Rural de Minas Gerais), está desenvolvendo um projeto de otimização do processo de gestão de compras da empresa. O projeto busca alcançar os seguintes resultados: celeridade, eficiência e economicidade processual; padronização do trâmite do procedimento; melhoria da gestão do processo de compras; revisão dos níveis de competências para assinaturas; e melhoria da segurança jurídica.

Para a compreensão do processo atual, identificação de pontos críticos e levantamento de sugestões de melhoria para o processo, foram coletadas informações de duas perspectivas: dos executores do processo na Unidade Central da Emater, por meio de entrevistas e workshops; e dos executores do processo nas Unidades Regionais da empresa, por meio de um questionário online respondido por 28 dentre as 36 regionais.

 

Workshop realizado na Unidade Central da Emater

Com base nessas informações, foi definida uma proposta de novo modelo de funcionamento para o processo, buscando tratar os pontos críticos identificados e incorporar as sugestões de melhoria. Como principal ação de melhoria para o processo no novo modelo, destaca-se a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações) nas unidades central e regionais da Emater, reduzindo o prazo de execução do processo e a quantidade de papel utilizado. Além disso, o novo modelo busca adequar o processo à Lei 13.303/2016, que aborda, entre outros aspectos, os processos licitatórios em empresas públicas.

No dia 06 de março, durante reunião gerencial com os gerentes e coordenadores das Unidades Regionais da Emater, foi apresentado pela equipe da Comunidade de Simplificação o diagnóstico da situação atual do processo de compras e a proposta de novo modelo para o processo. Essa proposta foi validada pela alta gestão da empresa, dando início à fase de implantação do modelo proposto.

Apresentação na reunião gerencial da Emater

Como primeira etapa da implantação, a equipe da Comunidade de Simplificação apresentou para os executores dos processos de compras nas Unidades Regionais da Emater, no dia 20 de março, os processos redesenhados de compras nas modalidades "Compra Direta" e "Cotação Eletrônica de Preços  - COTEP". Além disso, a Superintendência Central de Governança Eletrônica ministrou um treinamento sobre o SEI e a Subsecretaria de Gestão Logística capacitou os presentes na utilização do Portal de Compras, tornando-os aptos a executarem os novos processos.

Apresentação para os executores dos processos de compras da Emater

Os trabalhos da Comunidade de Simplificação continuam até que todas as modalidades redesenhadas sejam implantadas na Unidade Central e nas Regionais da Emater.